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文书档案案卷格式GB/T 9705-2008

发布日期:2015-04-16 访问次数: 信息来源:部门机构


中华人民共和国国家标准

 

代替GB/T970588 

 


文书档案案卷格式

The filing forms of administrative records

GB/T97052008

2008年11月13日

2009年5月1日实施

  

目    次

 

 

前言

1范围

2 术语和定义

3案卷卷皮格式

3.1硬卷皮格式

3.1.1硬卷皮外形尺寸

3.1.2案卷封面项目

3.1.3封面项目的填写方法

3.1.4卷脊项目

3.2软卷皮格式

3.2.1软卷皮外形尺寸

3.2.2软卷皮封面项目

3.2.3软卷皮封二项目

3.2.4软卷皮封三项目

3.3卷盒格式

3.3.1卷盒外形尺寸

3.3.2卷盒封面和卷脊格式

3.4填写要求

4.卷内文件目录格式

4.1目录用纸幅面尺寸

4.2页边与文字区尺寸

4.3卷内文件目录项目

4.4卷内文件目录填写方法

5.卷内备考表格式

5.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸

5.2卷内备考表项目

5.3卷内备考表填写方法

6 .案卷各部分的排列格式

7.文书档案案卷格式监制

附录A(规范性附录)硬卷皮外形尺寸

附录B(规范性附录)硬卷皮封面项目

附录C(规范性附录)硬卷皮卷脊项目

附录D(规范性附录)软卷皮封面项目

附录E(规范性附录)软卷皮封二项目

附录F(规范性附录)卷盒格式

F.1 卷盒外形尺寸

F.2 卷盒打开形态

F.3卷盒关闭形态

附录G(规范性附录)卷盒卷脊格式

附录H(规范性附录)卷内文件目录格式

附录I(规范性附录)档号章格式

附录J(规范性附录)卷内备考表格式


 

 

 

前    言

 

    本标准从实施之日起代替GB/T 97051988

本标准与GB/T 97051988相比主要变化如下:

——标准的总体编排和结构按GB/T 1.12000进行了修改;

——增加了目次和前言;

——修改了硬卷皮封面和封底尺寸、软卷皮封皮和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸;

——增加“归档号”为硬卷皮卷脊项目;

——调整档号章项目,并增加档号章的填写要求。

本标准的附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G、附录H、附录I、附录J是规范性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位:国家档案局、厦门市档案局。

本标准主要起草人:曹丽、宋扬、朱燕秋、丁德胜。                     

本标准于1988年9月5日首次发布。

 


 

 

文书档案案卷格式

 

1范围

本标准规定了文书档案案卷格式的内容构成和基本方法。

本标准适用于按立卷方法整理档案的我国各级档案馆()和文书处理部门。

2 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

2.1

文书档案  administrative archives

反映党务、行政管理等活动的档案。

3 案卷卷皮格式

文书档案案卷卷皮分两种,一种是硬卷皮,一种是软卷皮。

3.1硬卷皮格式

3.1.1硬卷皮外形尺寸

封面尺寸规格采用310mm×220mm

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设101520mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮,上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌(见附录A)。

本标准推荐使用250g无酸牛皮纸制作案卷硬卷皮。

3.1.2硬卷皮封面项目

封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸见附录B

3.1.3封面项目的填写方法

3.1.3.1全宗名称

全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”;“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”;“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。

3.1.3.2类目名称

类目名&指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。

3.1.3.3案卷题名

案卷题名即案卷标题,一般由立卷人拟写。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。

3.1.3.4时间:卷内文件所属的起止年月。

3.1.3.5保管期限:立卷时划定的案卷保管期限,一般由立卷人填写。

3.1.3.6件、页数:装订的案卷要填写总页数,不装订的案卷要填写本卷的总件数。

3.1.3.7归档号:填写文书处理号,由立卷人填写。

3.1.3.8档号的编制

封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。

目录号:全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。

案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

3.1.4卷脊项目

卷脊项目包括:全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号,其排列格式尺寸见附录C3.2软卷皮格式

使用软卷皮装订的案卷,必须装入卷盒内保存。

3.2.1软卷皮外形尺寸

软卷皮设封皮和封底,其封皮和封底采用长宽为297mm×210mm的规格见附录D

3.2.2软卷皮封面项目

软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置见附录D

3.2.3软卷皮封二项目

软卷皮封二项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸见附录E

软卷皮封二项目的填写方法同4.4卷内文件目录填写方法。

3.2.4软卷皮封三项目

软卷皮封三项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间

软卷皮封三项目的填写方法同5.3卷内备考表填写方法。

3.3卷盒规格

3.3.1卷盒外形尺寸

采用310mm×220mm(长×宽),其高度可根据需要分别设置30mm40mm50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带,使盒盖能紧扣住卷盒(见附录F F.1、图F.2、图F.3

3.3.2卷盒封面和卷脊格式

卷盒封面为空白面。

卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。

其中起止卷号填写××-××卷,其余项目的填写方法同硬卷皮格式。各项目具体位置、尺寸见附录G。

3.4填写要求

填写案卷封面及卷脊时应使用符合耐久性要求的字迹材料,字迹工整。

4.卷内文件目录格式

4.1目录用纸幅面尺寸

采用国际标准A4(即长×宽为297mm×210mm)

4.2页边与文字区尺寸

卷内目录用纸上白边(天头)20±0.5mm

卷内目录用纸下白边(地脚)15±0.5mm

卷内目录用纸左白边(订口)25±0.5mm

卷内目录用纸右白边(翻口)15±0.5mm(见附录H

4.3卷内文件目录项目

包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸见附录H

4.4卷内文件目录填写方法

4.4.1顺序号:以卷内文件排列先后顺次填写的序号,亦即件号。

4.4.2文号:文件制发机关的发文字号。

4.4.3责任者:对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人,亦即文件的署名者。

机关团体责任者可著录统一规范的通用简称,不得著录“本市”、“本局” 。个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份,并用“(  )”表示。 联合行文的责任者,应著录列于首位的责任者,立档单位本身是责任者的必须著录,两个责任者之间的间隔用“;”,被省略的责任者用“[等]”表示。

4.4.4题名:即文件的标题应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,应自拟标题,外加“[  ]”号。

4.4.5日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字。时间以8位数字表示,其中前4位表示年,中间2位表示月,后2位表示日,月日不足两位的,前面补“0

4.4.6页号:填写每件文件所首页所对应的页号;最后一件文件,填写该件起止页号。卷内文件页号应从1开始编制通号。

4.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页上端空白处(见附录I)。

4.4.8备注:留待对卷内文件变化时作说明之用。

5.卷内备考表格式

5.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸

均同卷内目录(见附录J)。

5.2卷内备考表项目

包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸见附录J

5.3卷内备考表填写方法

5.3.1本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立案后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

5.3.2立卷人:由责任立卷者签名。

5.3.3检查人:由案卷质量审核者签名。

5.3.4立卷时间:立卷完成的日期。

6 案卷各部分的排列格式

6.1使用硬卷皮组卷,无论装订与否,其案卷各部分的排列格式均是:

案卷封面—卷内文件目录—文件—备考表—封底。

6.2使用软卷皮组卷,其案卷各部分按下列格式排列:

软卷封面(含卷内文件目录)—文件—封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒保存。






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